×
Меню
Индекс

Документ "План Посещений"

Документ "План посещений" предназначен для указания порядка посещения торговых точек (маршрута). План задается на определенный период: месяц, неделя, 2 недели или произвольный период. Данные из документа "План посещений" выгружаются в МУ в справочник "Клиенты и маршруты" и отображаются на закладке "Маршруты". При использовании шаблонов созданий в документе "План посещений" можно запланировать создание документов "Задание" в мобильном устройстве агента (см. ниже).
Документ "План Посещений"
1

Основные настройки

 
Для оформления документа "План посещений" необходимо заполнить следующие поля (Рис. 12.1):
  • Номер...от. В поле указывается номер и дата создания документа. Поля заполняются автоматически при записи документа.
  • Агент. В поле указывается агент, от имени которого оформлен документ. В зависимости от значения настройки "Привязывать торговые точки к агентам" (раздел "Администрирование – Настройка дистрибуции") при заполнении табличной части документа "План посещений" список торговых точек будет фильтроваться по выбранному агенту.
  • Подразделение. В поле указывается подразделение предприятия, от имени которого оформляется документ. Значение выбирается из справочника "Подразделения". 
  • Менеджер. В поле указывается пользователь, во время сеанса которого был проведен документ.
  • Статус. В поле указывается статус оформления документа. Для нового документа по умолчанию устанавливается статус "В подготовке". Далее статус может быть изменен, в зависимости от того, на каком этапе находится оформление документа. На МУ сотрудников выгружаются планы посещений со статусом "Утвержден". 
  • Интервал. В поле указывается период, за который составлен план. В табличной части документа отобразятся даты в соответствии с указанным интервалом. Если указан интервал планирования "Месяц", то в табличной части документа отобразятся даты, начиная с первого числа месяца. Если выбрано значение "2 недели" или "Неделя", то в табличной части отобразятся даты с начала текущей недели.
  • Циклич. до. В поле указывается дата, до которой будет повторяться данный план. Если поле заполнено, то план считается циклическим и будет повторяться через установленный интервал планирования до даты, указанной в данном поле. Если поле пустое, то план считается обычным (не циклическим) и действует только в течение периода, указанного в поле "Интервал". На один день нельзя ввести одновременно два и более обычных (не циклических) плана или два и более циклических. При таком вводе программа выдаст предупреждение и не даст провести документ. Если требуется временно скорректировать циклический план посещений на определенный период, то для этого создается обычный план посещений. В этом случае в МУ агента будет выгружен маршрут согласно обычному плану. По окончании периода действия обычного плана, в МУ снова начнет выгружаться циклический план.
  • Параметр пункта. В поле указывается дополнительный параметр, который будет отображаться для каждого посещения. В списке доступно три параметра: "Основное значение", "Время" и "Комментарий". Если выбран параметр "Основное значение", то для точки маршрута будет отображаться флажок отмеченного посещения или порядковый номер посещения (если включена настройка "Использовать порядок"). Если выбран параметр "Время", то в ячейке плана отобразится время посещения торговой точки. Если выбран параметр "Комментарий", то в ячейке плана отобразится комментарий к точке маршрута. Задать значения параметров маршрута возможно в окне "Параметры маршрута", которое вызывается двойным нажатием на ячейку плана посещений.
2

Настройки маршрута

 
  • Использовать порядок. Если флажок установлен, то в табличной части указывается порядковый номер посещения торговой точки. При установленном флажке "Использовать порядок" на закладке "Прочее" становятся доступными две настройки: "Вариант начальной точки маршрута" и "Вариант конечной точки маршрута".
  • Контролировать километраж. данная опция определяет, важно ли контролировать итоговую длину планового маршрута. Проверка осуществляется при проведении документа "План посещений".  Ознакомиться с примером.
  • Вариант начальной точки маршрута. Указывается начальная точка для оптимизации маршрута торгового агента при планировании посещений. Настройка доступна при установленном флажке "Использовать порядок". Оптимальный маршрут агента будет строиться от указанной начальной точки маршрута с учетом кратчайшего расстояния до следующей торговой точки. Значение выбирается из выпадающего списка. В списке доступно три значения:
  • Не имеет значения. При выборе этого значения начальной точкой маршрута назначается та точка, при начале маршрута от которой порядок посещения торговых точек будет наиболее оптимальным.
  • Офис. Этот вариант оптимизации маршрутов используется в случаях, когда торговые агенты отправляются на маршрут из офиса. В этом случае первой торговой точкой в маршруте будет ближайшая к офису точка. Начальная точка оптимального маршрута посещений агента определяется по координатам подразделения, закрепленного за агентом. Если для подразделения агента координаты не заданы, то начальной точкой маршрута будет считаться вышестоящее подразделение в иерархии подразделений организации.
  • Домашний адрес агента. Данный вариант оптимизации маршрутов используется в случаях, когда торговые агенты отправляются на маршрут из дома. В этом случае первой торговой точкой в маршруте будет точка, ближайшая к месту жительства агента. Начальная точка оптимального маршрута посещений агента будет определяться по адресу, указанному в карточке сотрудника в качестве адреса места жительства агента. Если для агента не указаны координаты места жительства, то при выборе данного варианта пользователю будет выведено сообщение "Не указан домашний адрес! Вариант недоступен", и начальная точка для оптимизации маршрута будет выбрана согласно варианту "Не имеет значения".
  • Заданная торговая точка. При выборе этого значения начальной точкой маршрута назначается точка, указанная первой в порядке посещения.
     
  • Вариант конечной точки маршрута. Указывается конечная точка для оптимизации маршрута торгового агента при планировании посещений. Оптимальный маршрут агента будет строиться с учетом кратчайшего расстояния до конечной точки маршрута. Значение выбирается из выпадающего списка. В списке доступно три значения:
  • Не имеет значения. При выборе этого значения конечной точкой маршрута назначается та точка, при окончании маршрута в которой порядок посещения торговых точек будет наиболее оптимальным. 
  • Офис. Этот вариант оптимизации маршрутов используется в случаях, когда торговые агенты завершают маршрут в офисе. В этом случае последней торговой точкой в маршруте будет точка, ближайшая к офису агента. Конечная точка оптимального маршрута посещений агента определяется по координатам подразделения, закрепленного за агентом. Если для подразделения агента координаты не заданы, то конечной точкой маршрута будет считаться вышестоящее подразделение в иерархии подразделений организации.
  • Домашний адрес агента. Данный вариант оптимизации маршрутов используется в случаях, когда последней торговой точкой в маршруте должна быть точка, ближайшая к месту жительства агента. Конечная точка оптимального маршрута посещений агента будет определяться по адресу, указанному в карточке сотрудника в качестве адреса места жительства агента. Если для агента не указаны координаты места жительства, то при выборе данного варианта пользователю будет выведено сообщение "Не указан домашний адрес! Вариант недоступен", и конечная точка для оптимизации маршрута будет выбрана согласно варианту "Не имеет значения".
  • Заданная торговая точка. При выборе этого значения конечной точкой маршрута назначается точка, указанная последней в порядке посещения.
     

Примечание.
Для того чтобы заданный порядок посещений торговых точек был обязательным к выполнению агентом (то есть, чтобы посещение торговых точек выполнялось строго по указанному порядку) необходимо для включить настройку "Контроль посещения по порядку в маршруте" в "Настройках мобильного приложения на устройстве", раздел "Группа настроек "Маршруты"" для выбранного агента.

3

Режим редактирования

 
  • Быстрый. В данном режиме открывается печатная форма редактирования плана посещений. Режим позволяет более быстро редактировать план посещений благодаря высокой скорости отклика.
  • Расширенный. В данном режиме редактирование плана посещений происходит путем установки опций в табличной части пунктов маршрута. Режим содержит расширенный список опций:
  • контекстное меню;
  • оптимизация маршрутов;
  • пересчет итогов маршрута.
4

Заполнение плана посещений

 
Табличная часть документа "План посещений" состоит из двух закладок – "План посещений" и "Прочее".
На закладке "План посещений" указывается список торговых точек, которые необходимо посетить, и дни их посещений торговым представителем.
Табличную часть документа "План посещений" можно заполнить вручную, используя подбор торговых точек из справочника, либо заполнить автоматически, указав параметры заполнения по кнопке "Заполнить".
В качестве параметров заполнения можно задать различные параметры (как все, так и по отдельности):
  • Подразделение. В поле указывается подразделение предприятия из справочника "Подразделения". В документ будут добавлены торговые точки, у которых указано выбранное подразделение (указывается в карточке торговой точки);
  • Статус. В поле указывается статус торговой точки из справочника "Статусы торговых точек". В документ будут добавлены торговые точки, имеющие указанный статус (указывается в карточке торговой точки);
  • Категория. В поле указывается категория торговой точки из справочника "Категории торговых точек". В документ будут добавлены торговые точки, относящиеся к указанной категории (указывается в карточке торговой точки);
  • Бизнес-регион. В поле указывается бизнес-регион из справочника "Бизнес-регионы". В документ будут добавлены торговые точки, входящие в заданный бизнес-регион (указывается в карточке торговой точки);
  • Агент. В поле указывается торговый агент из списка сотрудников организации. В документ будут добавлены торговые точки, закрепленные за торговым агентом (указывается в карточке торговой точки).
 
После указания параметров следует нажать кнопку "Заполнить". Табличная часть документа будет заполнена теми торговыми точками, которые соответствуют заданным параметрам.
Для выбранных торговых точек будут установлены флажки посещений в соответствии с графиком посещений, указанным в карточке торговой точки (см. описание справочника "Торговые точки"). Если у торговой точки график посещений заполнен на период более одной недели, то первая неделя посещения определяется по значению константы "Дата первой недели планирования посещений" (указывается в разделе "Администрирование – Настройка дистрибуции"). Если в карточке торговой точки было задано время ее посещения, то оно будет указано для посещений торговой точки в отмеченных ячейках.
Для того чтобы добавить в план посещение, необходимо установить флажок или указать порядковый номер посещения в ячейке таблицы, находящейся на пересечении строки с наименованием торговой точки и столбца с датой посещения.
Если в настройке "Показать параметр маршрута" выбрано значение "Время" или "Комментарий", то при нажатии на ячейку таблицы будет открываться окно "Параметры маршрута" (Рис. 12.2). В открывшемся окне можно указать необходимые параметры маршрута на выбранный день и установить флаг "Посетить".
 
На закладке "Прочее" имеются следующие поля для ввода:
 
  • План-основание. Указывается план продаж, на основании которого будет заполнен список торговых точек в плане посещений. Поле заполняется из списка документов "План продаж".
  • Менеджер. Указывается текущий пользователь системы.
  • Шаблон заданий. В поле указывается шаблон заданий, который будет применен для запланированных посещений в документе "План посещений". Значение выбирается из справочника "Шаблоны заданий". При выгрузке в мобильное устройство агента для торговых точек, включенных в маршрут, будут созданы документы "Задание" по выбранному в данном поле шаблону. В случае если для настроек "Интервал выгрузки заданий агентам за последние ... дней" и "Интервал выгрузки заданий агентам на следующие ... дней" в разделе "Общие настройки обмена данными с МУ" не задано значений, то пользователю будет выведено сообщение "В настройках не задан интервал выгрузки маршрутов! Маршруты из планов посещений не будут выгружаться на МУ. Задать настройки выгрузки маршрутов?". При выборе варианта "Да" откроется окно с настройками. Поля настроек для изменения будут выделены синим.
Если шаблон заданий не выбран, то задания по данному плану пощений не будут созданы.
Возможен выбор группы шаблонов – каждый шаблон группы в этом случае привязывается к категории торговой точки, т.е. для каждой посещаемой торговой точки будет использован шаблон заданий, соответствующий категории торговой точки. Если в выбранной группе есть шаблон, не закрепленный ни за одной конкретной категорией торговых точек, то такой шаблон используется для торговых точек с категориями, для которых отсутствуют шаблоны заданий в выбранной группе шаблонов.
 
 
5

Подвал документа с итоговыми значениями

 
В подвале документа отображаются следующие данные:
  • общее количество пунктов маршрута, запланированных на каждый день;
  • итоговая длина маршрута в км.
  • - восклицательный знак сигнализирует о том, что итоговая длина требует пересчета после произведенных изменений.
 
 
 
 

Примечание.
Автоматически сгенерированные документы "Задание" создаются только при выгрузке данных в файле обмена данными "FromCDB.xml". В журнале документов "Задание агенту" такие документы не сохраняются. Интервал выгрузки заданий на предыдущие и следующие дни регулируется константами "Интервал выгрузки заданий агентам за последние ... дней" и "Интервал выгрузки заданий агентам на следующие ... дней" в разделе "Общие настройки обмена данными с МУ" подраздел "Выгрузка данных (документы)". Если для данных настроек не указаны значения, то пользователю будет выведено сообщение "Не заданы интервалы выгрузки заданий. Задания не будут выгружены агентам по шаблону. Задать настройки выгрузки заданий?". При выборе варианта "Да" откроется окно с настройками. Поля настроек для изменения будут выделены синим.

 
Для того чтобы маршрут торгового агента отображался на карте с учетом значений, указанных в настройках "Вариант начальной точки маршрута" и "Вариант конечной точки маршрута", необходимо предварительно в табличной части со списком планируемых к посещению торговых точек выполнить оптимизацию маршрута (с помощью пункта контекстного меню "Оптимизировать маршрут").
6

Иконка отсутствия координат у торговой точки

6. Иконка отсутствия координат у торговой точки
  Иконка отображается рядом с торговой точкой, у которой отсутствуют координаты в карточке (см. рис. ниже). См. видео Как определить координаты для торговых точек?